Il Sant’Orsola introduce la firma elettronica per certificare servizi e consegne
Il Sant’Orsola di Bologna è la prima struttura sanitaria pubblica in Italia ad introdurre la firma elettronica per certificare servizi e consegne, dalle pulizie al trasporto farmaci e pazienti. Oltre 300mila processi all’anno verranno regolati con un badge, liberando tempo per le attività sanitarie e migliorando la tracciabilità.
Con l’applicazione dell’ultimo appalto Multiservizi, infatti, le attività di gestione dei servizi integrati alla persona sono state letteralmente rivoluzionate con un cambiamento tanto “semplice” quanto innovativo: il passaggio, nell’attestazione del processo, dalla firma grafometrica al badge.
Un piccolo gesto se preso singolarmente, che diventa un grande cambiamento dei processi aziendali delle Operation se considerato nel suo insieme. Il Policlinico Sant’Orsola è infatti una complessa realtà logistica diffusa su 32 padiglioni ed estesa su 386mila metri quadrati che, per funzionare correttamente, richiede anche una lunga serie di servizi a supporto dell’attività sanitaria.
L’esecuzione di questi servizi viene certificata acquisendo data, ora nome e firma del coordinatore infermieristico. Fino ad ora si provvedeva all’attestazione con una firma grafometrica apposta sul tablet dell’operatore, mentre adesso la conferma completa di tutti i dati verrà affidata al semplice passaggio del badge aziendale.
Una novità a costo zero che promette non solo di velocizzare i processi aziendali, risparmiando circa 7 secondi per ogni servizio e quindi oltre 600 ore all’anno. Ma che consente anche di migliorare la tracciabilità dei processi, identificando puntualmente tanto il firmatario quanto l’orario dei servizi. La digitalizzazione dei dati così raccolti dovrebbe infatti portare alla riduzione dei conflitti e delle controversie.
L’attività interessa tutti i processi finora regolati tramite firma grafometrica: il trasporto dei pazienti, il trasporto dei farmaci, del materiale biologico e degli ecocomponenti, il trasporto della strumentazione chirurgica e sanitaria, la sanificazione e le attività di pulizia su richiesta, il servizio di lavanolo, la verifica e sostituzione dei filtri e la consegna del materiale igienico. In totale, parliamo di oltre 300mila movimenti all’anno.
Il progetto, che rientra a pieno titolo nel più ampio capitolo di digitalizzazione delle attività su cui l’IRCCS Sant’Orsola punta da tempo ed è stato realizzato in collaborazione con Rekeep, ha preso ufficialmente il via a maggio con una fase di sperimentazione limitata ad alcune unità operative. A giugno è stato poi esteso a tutto il Policlinico, lasciando ai coordinatori infermieristici la possibilità di scegliere tra firma grafometrica e firma con badge. Visti anche gli importanti risultati ottenuti, a partire da questo mese la firma grafometrica verrà definitivamente eliminata.
Fin da subito il nuovo metodo di firma ha infatti ottenuto risultati promettenti. Nel complesso a luglio copriva soltanto il 16% dei processi, mentre a fine dicembre ha superato l’86% nel complesso, registrando punte del 94% nel trasporto pazienti e del 96% nelle sanificazioni.
“La bontà della costruzione dei sistemi di Operation aziendali dipende da quali “mattoncini” si riescono ad inserire nelle fondamenta dei sistemi complessi. Siano essi master data aziendali, tecnologie innovative o colloquio tra database – commenta Diego Lauritano, Direttore della S.C. Gestione Servizi e Operation dell’IRCCS Azienda Ospedaliero Universitaria di Bologna – Policlinico di Sant’Orsola – Nel solco della digitalizzazione dei processi, obiettivo strategico per la direzione aziendale del S. Orsola, l’ultimo “mattoncino” inserito, in ordine di tempo, è l’uso del badge aziendale per la conferma dei processi di supporto che sono fondamentali per il buon andamento delle attività sanitarie dell’azienda. È una piccola rivoluzione copernicana perché ci dà l’ownership di un dato più affidabile e rende l’esecuzione dei servizi effettuati da terzi più performante.
La semplicità della soluzione non rispecchia la complessità del progetto che l’ha resa praticabile. È stato necessario coinvolgere molti e differenti attori aziendali e terzi, vincolare il progetto alla gestione dei master data aziendali, utilizzare strumenti di change management per ambienti complessi e garantire il funzionamento di molteplici interfacce informatiche”.
