Il sistema di archiviazione digitale della casa di cura San Camillo di Milano come modello di successo a SMAU 2011

Il sistema di archiviazione digitale della Casa di cura San Camillo di Milano è stato presentato all’edizione 2011 di SMAU.

Per migliorare la gestione della documentazione cartacea presentata dall’utente agli uffici di Front Office, la Casa di Cura San Camillo ha intrapreso, in collaborazione con Epson, un progetto per la digitalizzazione e l’archiviazione sostitutiva. Negli uffici di accettazione degli studi medici del San Camillo vengono ricevuti quotidianamente circa 600 fogli composti da moduli cartacei e da documentazione non strutturata. In molti casi, i fascicoli presentati dai pazienti contengono documentazione duplicata con la conseguente difficoltà da parte del personale della Casa di Cura nel riconoscimento della versione utile di ciascun documento. La Casa di Cura San Camillo ha così avviato un’approfondita analisi dei processi aziendali e dei flussi informativi, che ha portato all’adozione del sistema di gestione documentale Open Bee. Con l’introduzione del nuovo sistema i processi aziendali sono stati riprogettati, prevendendo l’acquisizione in formato digitale dei documenti cartacei relativi alla gestione dei rapporti con i pazienti. L’immagine digitale dei documenti viene ora acquisita con lo scanner Epson Scan GT S-50. Ogni documento viene archiviato sui server della Casa di Cura e ad esso vengono associate parole chiave (metadati) necessari per l’identificazione e la classificazione. In precedenza, i documenti cartacei venivano conservati in faldoni suddivisi per pratica anagrafica. Ogni ufficio utilizzava un proprio archivio e il recupero delle pratiche relative allo stesso paziente poteva risultare particolarmente dispendioso in termini di tempo. Ciascun documento veniva reso disponibile alle figure mediche solo tramite una copia cartacea dello stesso. Grazie al nuovo sistema di gestione documentale l’archiviazione digitale avviene direttamente in fase di accettazione dei documenti e li rende disponibili in formato digitale alle figure professionali autorizzate alla consultazione medica o amministrativa. Il nuovo sistema permette di definire specifiche regole di conservazione sulla base del valore amministrativo, legale e storico di ciascuna categoria di documenti, tracciando le azioni effettuate su di essi per garantirne in ogni istante l’autenticità.

Grazie ai nuovi scanner e al sistema di gestione documentale, la Casa di Cura San Camillo ha semplificato l’attività dei propri sportelli di Front Office razionalizzando la gestione dei documenti dei pazienti e eliminando il ricorso alle fotocopie. Il nuovo sistema di gestione documentale consente la tracciabilità dell’informazione inserite, consultate e modificate contribuendo a migliorare il controllo sui processi interni e la pianificazione del lavoro. Il nuovo sistema ha ridotto la movimentazione dei documenti e il tempo di ricerca con una conseguente diminuzione dei tempi di risposta al paziente, a garanzia di un miglioramento della qualità del servizio reso. L’attività di fotocopiatura viene oggi svolta in maniera più efficiente dal sistema integrato fra scanner Epson GT-S50 e Epson M4000 che permette di acquisire il documento e indirizzarlo in automatico sia all’archivio digitale sia alla stampante laser monocromatica per la produzione della copia cartacea da fornire all’utente. La soluzione completa di gestione documentale ha consentito un risparmio dei costi relativi all’acquisto di carta e alla gestione delle macchine, una riduzione dei costi legati alla gestione degli archivi fisici e un riduzione di durata dell’intero processo con un significativo miglioramento in termini di efficienza.

(Fonte: SMAU)